Оглавление

1. ВСТУПЛЕНИЕ
2. КАК И КАКИЕ ДИАГРАММЫ НАДО СТРОИТЬ
3. КАКОЙ ТИП ДИАГРАММЫ ВЫБРАТЬ?
4. ПРАВИЛА НАСТРОЙКИ ДИАГРАММ
5. СОЗДАНИЕ ДИАГРАММЫ С ЧЕЛОВЕЧКАМИ
6. КАК ВСТАВИТЬ ДИАГРАММУ EXCEL НА СЛАЙД
7. КАК АНИМИРОВАТЬ ДИАГРАММУ ПО РЯДАМ
8. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ВСТУПЛЕНИЕ

Диаграмма (др.-греч. Διάγραμμα (diagramma) – изображение, рисунок, чертёж) – графическое представление данных линейными отрезками или геометрическими фигурами, позволяющее быстро оценить соотношение нескольких величин. Представляет собой геометрическое символьное изображение информации с применением различных приёмов техники визуализации.

Диаграммы, так же, как и графики и инфографику в презентациях Power Point часто используют для создания красивых и визуально понятных слайдов. Часто возникает ситуация, когда есть много информации и данных, которые нужно вывести на слайд. При этом если просто вставить текстом или таблицей, то будет не читабельно и скучно. В таких случаях лучше использовать диаграммы.

КАК И КАКИЕ ДИАГРАММЫ НАДО СТРОИТЬ

Визуализация данных для анализа результатов и нахождения фактов, которые вы ищете, требует правильного использования диаграммы для ваших данных. Теперь вопрос в том, как правильно выбрать диаграмму для ваших данных?

Выбрать диаграмму в одном аспекте просто, а в другом – не так просто, как вы думаете. Не все диаграммы предназначены для представления одних и тех же типов данных. Таким образом, вы получаете широкий выбор при выборе правильной диаграммы.

В зависимости от того, какие данные вам необходимо визуализировать и с какой целью выбираете подходящий тип диаграммы. Далее мы рассмотрим несколько видов диаграмм, которые подойдут для визуализации данных работы ваших библиотек.

Какой тип диаграммы выбрать?

Когда ваша таблица содержит данные представляющие собой сравнительную характеристику, выбирайте «гистограмму» или «линейчатую» диаграмму. Если категорий данных не более 7, лучше будет смотреться гистограмма, если более 7 – лучше использовать линейчатую диаграмму.

Аналогично есть разграничение по подписям на оси данных. Длинные подписи на горизонтальной оси поворачиваются или частично скрываются, что затрудняет их чтение. Поэтому, если подписи у вас длинные, то независимо от количества категорий данных лучше использовать линейчатую диаграмму.

Для отражения данных в динамике, то есть изменения их во времени, подойдет «гистограмма» и «график» – тоже в зависимости от количества данных: менее 5 – гистограмма, более 5 – график.

«Круговую» или «кольцевую» диаграммы лучше всего использовать только для визуализации долевого соотношения, но и то при условии, что в данных содержится менее 8 категорий. Если категорий больше, лучше снова использовать линейчатую диаграмму.

И все эти правила на общей схеме:

Правила настройки диаграмм:

1. Временную ось в диаграмме необходимо располагать горизонтально и слева направо. Это логичный ожидаемый вариант расположения данных:

2. Не загромождайте диаграмму ненужными или повторяющимися сведениями. Ненужные элементы также затрудняют понимание диаграммы:

3. Не перегружайте диаграмму разнообразием цвета. Избыток цвета на диаграмме отвлекает от понимания информации, лучше, когда диаграммы представлены в монохромных цветах или в нескольких сочетающихся цветах:

4. Не используйте объемные типы диаграмм.

Особой красоты в объемах нет, а восприятию мешает. Всякие другие «украшения»: эффекты, тени, перспектива – тоже желательно использовать минимально или воздержаться:

5. Добавляйте подписи данных.

Числовые оси не так информативны, как подписи. Следует всегда добавлять подписи данных и по возможности скрывать ось значений. Также,если в этом нет особой необходимости,не стоит подписывать ось:

6. В линейчатых диаграммах используйте сортировку.Так как линейчатые диаграммы хорошо отображают большое количество данных, лучше для данных применить сортировку, так будет проще сравнивать значения.

Для того чтобы отсортировать данные в диаграмме необходимо выделить столбец со значениями, по которым будет производиться сортировка. И в зависимости от типа данных произвести сортировку либо по алфавиту, либо по значениям.

Наиболее значимый ряд (например, наибольший) можно выделить другим цветом:

7. Комбинировать типы диаграмм можно по разным осям, если данные различны по смыслу.

Для того чтобы сделать комбинированную диаграмму, необходимо при создании диаграммы выбрать тип диаграммы «комбинированная» (доступна с версии MSWord2013 и выше). Либо же вначале делаем обычную диаграмму типа «график», а затем изменяем для одного из показателей тип диаграммы.

Например, на картинке видно, что ряд «Посещения» – это гистограмма, а ряд «Читатели» – график.

Главная задача диаграммы – облегчить понимание контента: пришел, увидел, все понял. Если диаграмму приходится долго рассматривать, чтобы понять, о чем здесь вообще? – это плохая диаграмма.

СОЗДАНИЕ ДИАГРАММЫ С ЧЕЛОВЕЧКАМИ

Для отчетов о проделанной работе в библиотеках иногда необходимо предоставить сравнительную информацию по пользователям в виде диаграммы.

Для наглядности такую диаграмму с отображением информации по пользователям библиотеки можно разнообразить фигурками человечков.

Как это сделать, рассмотрим далее.

Основным преимуществом такой диаграммы является то, что это именно диаграмма со всеми ее возможностями: настройка осей, подписей данных, изменение табличных данных и т.д. Поэтому при изменении значений в таблице ряды данных будут автоматически обновляться.

Основной сложностью будет изменение стандартного цвета рядов данных на «цветных человечков».

Шаг 1. Подготовим человечков

Для начала понадобятся картинки с человечками разного цвета.

Значки с человечками могут быть любые на ваше усмотрение, мы для примера взяли картинку с 3 человечками.

Найти нужные фигуры в можно в интернете. Рекомендуется использовать фигуры в формате svg, так как такие файлы распознаются именно как фигуры, что позволяет легко менять им цвет заливки. Найти подходящие картинки можно, например, на сайте https://www.svgrepo.com/.

Найденные картинки сохраняем на свой компьютер.

Шаг 2. Строим диаграмму

Проще всего строить диаграмму в MS Excel. Открываем новый лист MS Excel. Вносим необходимые данные и выбираем вкладка «Вставка» – «Диаграмма», тип – «Линейчатая с группировкой».

Из диаграммы убираем все лишнее: название, горизонтальную ось, легенду, линии сетки. А вот «метки данных», наоборот, включаем.

Шаг 3. Дорабатываем диаграмму

Линии ряда на диаграмме слишком узкие для отображения человечков. Щелкните дважды на любой цветной ряд диаграммы, чтобы открылось окно формата для ряда, и уменьшите боковой зазор примерно вот так:

Теперь можно вставить наших цветных человечком в ряды данных как картинки. Для этого:

1. Двойным щелчком на первом отрезке открываем «Формат точки данных» → «заливка», выбираем для заливки «Рисунок или текстура», нажимаем кнопку «Вставить из: файл». Рисунок будет вставлен, но растянут. Обязательно выбираем ниже параметр «Размножить».

2. Аналогично повторяем шаги для каждого отрезка, вставляя каждый раз рисунок своего цвета:

Другие настройки диаграммы можно сделать на свое усмотрение — изменить размеры текста, добавить подписи данных, название диаграммы и т.д.

КАК ВСТАВИТЬ ДИАГРАММУ EXCEL НА СЛАЙД

Предположим, вы создали диаграмму в MSExcel, которую нужно добавить на слайд в презентацию. Сделать это несложно, но способы вставки будут зависеть от задач диаграммы.

Для начала сразу нужно определить для себя, как диаграмма должна быть вставлена на слайд:

1. Если диаграмма будет просто скопирована с сохранением форматирования (или без него) –это позволит в дальнейшем редактировать диаграмму напрямую на слайде.

2. Если диаграмма скопирована как диаграмма со связью, то это позволит в дальнейшем обновлять ее, если она будет изменена в книге MSExcel.

3. Может быть вставлен вид не только диаграммы, но и сопутствующей таблицы и другого содержимого листа (можно со связью или без).

4. Либо же диаграмма вставляется как картинка – ни связей, ни редактирования – ничего не поменять, но и не испортить.

В зависимости от ответа на этот вопрос можно выбрать разные типы вставки диаграммы.

Лист с диаграммой выглядит так:

1 вариант– копирование диаграммы и вставка ее на слайд.

Речь идет об обычном копировании (Ctrl+C) и различных вариантах вставки. Вставка скопированной диаграммы предлагается в следующих вариантах:

Рис.1

– Использовать конечную тему и внедрить книгу (рис.1) – к диаграмме применяется тема презентации, цвета и шрифты могут поменяться, связи с источником не сохраняется, но диаграмма определяется как диаграмма с возможностью изменения своих настроек;

Рис. 2

– Сохранить исходное форматирование и внедрить книгу (рис.2) – у диаграммы остается исходное форматирование, даже если оно не подходит к теме оформления презентации, связи с источником нет, диаграмма определяется как диаграмма;

Рис.3

– Использовать конечную тему и связать данные (рис.3) – к диаграмме применяется тема презентации, сохраняется связь с источником (диаграмму можно будет обновлять);

Рис.4

– Сохранить исходное форматирование и связать данные (рис.4) – у диаграммы остается исходное форматирование, сохраняется связь с источником;

Рис.5

– Рисунок (рис. 5) – нет связи, нет возможности настроек диаграммы, это всего лишь скриншот.

Если выбрать варианты с сохранением связи, обновить имеющуюся диаграмму можно командой «Обновить данные» на вкладке «Конструктор». А при нажатии кнопки «Изменить данные» будет открываться исходный файл Excel с комментарием о наличии связи.

Плюсы этого варианта – простота вставки и дальнейшей настройки диаграммы.

Минус – если диаграмм на листе несколько, каждую диаграмму нужно копировать отдельно.

2 вариант – вставка диаграммы как объекта иллюстрации.

Для такой вставки в презентации PowerPoint нужно выбрать: вкладка «Вставка» – «Диаграмма»:

При выборе данного варианта, после того, как вы нажмете кнопку «Диаграмма» откроется контекстное меню для добавления диаграммы в презентацию:

В открывшемся меню необходимо выбрать тип вставляемой диаграммы. При этом откроется лист MSExcel, где необходимо внести нужные сведения для построения диаграммы.

3 вариант – при выборе макета слайда выбрать макет, содержащий заголовок и объект.

При выборе этого варианта макета появляется возможность добавления 6 различных объектов, среди которых и диаграмма.

При нажатии на кнопку добавление диаграммы появляется контекстное меню с выбором типа вставляемой диаграммы. А после этого открывается лист MS Excel, где необходимо внести нужные сведения для построения диаграммы

Все варианты рабочие и применять их можно в разных случаях.

КАК АНИМИРОВАТЬ ДИАГРАММУ ПО РЯДАМ

Анимация в презентации обычно применяется ко всему объекту в целом, то есть, диаграмма со стандартной анимацией целиком «выплывет» или «вылетит» на слайд. Разберем в этом разделе, как настроить последовательный «вылет» отдельных элементов диаграммы под соответствующий рассказ докладчика.

1. Построение диаграммы

Для начала построим простую диаграмму. Для этого на слайде в презентации вставим диаграмму иконкой «Диаграмма» в самом слайде или через вкладку «Вставка» – «Диаграмма»:

На слайде появится стандартная диаграмма с примерными рядами и категориями данных. При этом откроется таблица Excel, в которую нужно внести свои данные для диаграммы. Для примера рассмотрим сравнительную диаграмму по годам и кварталам:

Вносим необходимые нам данные в открывшемся листе Excel, закрываем таблицу, если нужно, настраиваем диаграмму.

В нашем примере мы убрали линии сетки и вертикальную ось, добавили название диаграммы, добавили подписи данных.

2. Добавление анимации

Чтобы добавить анимацию к диаграмме, выделим диаграмму, а затем на вкладке «Анимация» выберем тип анимации. Рекомендуется выбирать простую анимацию, чтобы не перегружать презентацию излишними эффектами. В данном случае вполне подойдет эффект «Появление».

По умолчанию эффект сразу срабатывает, так что можно увидеть, как диаграмма будет появляться на слайде.

Анимация изначально добавляется к объекту в целом, нам это необходимо скорректировать.

Допустим, докладчик планирует рассказывать последовательно про данные по количеству новых пользователей в библиотеке по кварталам. И нам необходимо настроить анимацию так, чтобы цветные столбцы появлялись тоже последовательно: сначала «данные за 1 Квартал», потом (по команде докладчика) «данные за 2 Квартал» и так далее.

Чтобы изменить эффект, на вкладке «Анимация» нужно выбрать «Параметры эффектов» – «По категориям» (или «По рядам»).

Обратите внимание, если выбран другой эффект или диаграмма имеет другой вид, параметры эффекта могут быть немного другими.

Также можно проверить последовательность эффектов, открыв боковую панель «Область анимации»:

На картинке выше показана область анимации с параметром эффекта «По категориям»: всего 5 «вылетов», 1-й – Фон (рамка диаграммы), 2-5 – 1-4 кварталы

Для того чтобы появился следующий столбик с данными во время полноэкранного показа докладчик должен сделать щелчок, чтобы запустить следующий эффект.

Можно также изменить параметры запуска эффектов командой «Запуск» на вкладке анимация или нажав кнопку со стрелкой у самого эффекта:

Мы рассмотрели возможности по работе с диаграммами и их использованию в PowerPoint. И увидели, как много инструментов существует для создания наглядности с помощью диаграмм. Удачи в освоении работы с диаграммами в PowerPoint!

 

Список использованных источников:

1. Как анимировать диаграмму по рядам. – ВКонтакте: [сайт]. – 2023. – URL: https://vk.com/@powerpoint_time-kak-aninimirovat-diagrammu-po-ryadam (дата обращения: 29.09.2023). –Текст: электронный.
2. Как вставить диаграмму Excel на слайд. – ВКонтакте: [сайт]. – 2023. – URL: https://vk.com/@powerpoint_time-kak-vstavit-diagrammu-excel-na-slaid (дата обращения: 29.09.2023). –Текст: электронный.
3. Как и какие диаграммы надо строить. – ВКонтакте: [сайт]. – 2023. – URL: https://vk.com/@powerpoint_time-kak-i-kakie-diagrammy-nado-stroit (дата обращения: 29.09.2023). –Текст: электронный.
4. Создание диаграммы с человечками. – ВКонтакте: [сайт]. – 2023. – URL:https://vk.com/@powerpoint_time-sozdanie-diagrammy-s-chelovechkami (дата обращения: 29.09.2023). –Текст: электронный.

 

Составитель: Фоменко Е. В., главный библиотекарь отдела научного анализа и развития библиотек.

Ответственный за выпуск: Суслова В. Б., заведующий отделом научного анализа и развития библиотек.