Управлять временем просто. Надо лишь изменить методы своей работы и эффективно использовать высвободившееся в итоге время. Только и всего.

Задача эффективного использования рабочего времени всегда актуальна для руководителей тем, что они управляют не только собственным временем, но и рабочим временем своих подчиненных.

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над временем, потраченным на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь получить ряд навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организацию, составление списков и расстановку приоритетов. [3]

Для того чтобы научиться оптимально и осознанно управлять рабочим временем, можно обратиться к такому направлению менеджмента, как тайм-менеджмент. Тайм-менеджмент – это управление временем или искусство успевать, совокупность испытанных методов работы, которые позволяют успевать сделать больше за меньшее период времени.

В зарубежной практике подготовки управленческих кадров давно используется технология тайм-менеджмента. В отечественных вузах в учебных планах тоже начали появляться курсы по тайм-менеджменту. Технология тайм-менеджмента заслуживает того, чтобы с ней ознакомиться и потому, что существуют законы этой технологии независимо от того, знаем мы о них или нет.

Как организовать рабочее время, чтобы эффективность его использования повышалась?

Ежедневные решения различных задач и проблем можно представить в виде функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой. Можно выделить основные направления, по которым осуществляется управление рабочим временем, а именно:

• постановка цели;
• планирование;
• принятие решений;
• реализация и организация с расстановкой приоритетов;
• контроль за достижением целей и выполнением плана.

Чтобы достичь успеха, необходимо четко знать, какую цель вы перед собой поставили. А для достижения цели необходимо планирование, которое позволит найти более короткий путь, сконцентрировать внимание на наиболее важных делах, установить реальные сроки выполнения. Основной секрет личной эффективности руководителя – правильное распределение рабочего времени. А это невозможно без планирования. Известное правило «10:90» свидетельствует, что 10% времени, потраченные на планирование своего времени, экономят 90% рабочего времени.

Большинство книг о рациональном использовании времени и многочисленные гуру, специализирующиеся в этой области, предлагают управлять временем с использованием ежедневника или органайзера.

Если вы ясно представляете себе, что вам нужно делать, то сможете распланировать свое время на чем угодно: на листке бумаги, в записной книжке, в простом ли, сложном ли ежедневнике или на полном развороте органайзера. Лучше всего если ваши планы, расписания, записи и пометки будут содержаться в одном месте. Выберите для себя достаточно вместительный ежедневник или органайзер – чтобы в нем было место как для ежедневного рабочего графика, так и для записей и списка прочих дел – и вместе с тем настолько компактный, чтобы уместился в портфеле или сумке, или даже в кармане куртки. [1; С. 51-52]

Планирование через приоритеты

Помните, что все в вашей жизни должно быть организовано с учетом приоритетов. Поэтому если приходится делать выбор между несколькими способами использования времени, выберите тот, что будет способствовать достижению какой-то из главных ваших целей.

Обязательное время

В жизни каждого из нас есть регулярно повторяющиеся периоды времени, характер использования которых мы изменить не можем. Это могут быть – совещания, презентации, визиты и другие мероприятия, которые в работе неизбежны. В своем органайзере необходимо отмечать такое время в первую очередь. Нужно занести такие мероприятия в свой годовой план, затем в ежемесячный и наконец, в планы на каждый день, с указанием часов.

Продвигайтесь от плана на год в направлении планов на каждый день. Разделите блоки основных занятий на более мелкие части и распределите их по месяцам и отдельным дням, превратив тем самым в элементы рутинного расписания. [1; С. 60-61]

Приблизительный расчет времени

Теперь, когда вы выяснили, чего хотите достичь, и определились с шагами, которые приведут вас к цели, необходимо вычислить, сколько времени вам потребуется для каждого из шагов. Не пытайтесь точно определить время, ограничьтесь обоснованным предположением. Допустим, вы записали для себя следующее:

1. Подготовка конференции (две недели).
2. Реорганизация сектора В (шесть месяцев).
3. Подготовка и выпуск брошюр (пять недель).

Включите эти периоды времени в свой календарь на год. Вы тут же увидите, когда окажетесь слишком перегруженным работой, и сможете соответствующим образом пересмотреть свое рабочее расписание. После выяснения общей картины так же отработайте менее продолжительные отрезки времени: месяцы и недели.

Выделите в ежедневнике время для каждого из мероприятий в подходящем порядке. Для каждого дня и недели предусматривайте определенные периоды свободного времени, что позволит вам проявлять гибкость и при необходимости дополнять расписание непредвиденными делами. Пусть вас не слишком беспокоит сложность точного расчета времени. Прежде чем будет накоплен достаточный опыт планирования, вы неизбежно будете переоценивать или недооценивать время, необходимое для выполнения той или иной работы. [1; С. 62-63]

Основные правила планирования рабочего времени

1. Необходимым условием эффективного планирования рабочего времени является составление плана в письменной форме. Уместно выражение «острая память тупее, чем тупой карандаш».
2. При планировании больших задач следует предусматривать их выполнения небольшими частями. Именно потому, что при выполнении больших и сложных задач результат отдаленно во времени, людям свойственно их избегать или надолго откладывать. Поэтому рекомендуется использовать систему или пирамиду известного американского ученого и государственного деятеля Франклина. Когда он столкнулся с нехваткой времени, то придумал свою систему. Суть ее заключается в том, что глобальная задача дробится на подзадачи. Визуально эту систему можно изобразить в виде лестничной пирамиды, а процесс ее использования – как процесс строительства этой пирамиды.

Чем лучше согласованы все этапы пирамиды, тем лучше она работает.

3. Соотношение 60:40. Опыт показывает, что лучше всего составлять план лишь на определенную часть времени и помнить: запланированные дела не имеют занимать более 60% рабочего времени. Обязательно оставляйте резерв для непредвиденных дел.
4. Регулярность – системность – последовательность. Над планами рабочего времени нужно работать регулярно и системно, доводя до конца начатые дела.
5. Фиксация результатов вместо действий. Некоторые руководители иногда ориентированы на процесс деятельности, а не на ее результат. Это неверно. Нет ничего легче, чем быть занятым, нет ничего труднее – быть результативным.
6. Сроки выполнения для всех видов деятельности нужно устанавливать точно.

Надо понимать, что план – не закон, а инструмент достижения результатов. Планировать следует разумно: день не должен быть однообразным, надо чередовать тяжелое с легким, скучное с интересным. Планы ни в коем случае не являются чем-то неизменным, наоборот, их рекомендуется регулярно пересматривать. Задача тайм-менеджмента и в том, чтобы своевременно определить ключевое дело, то есть установить приоритетность задач, которые нужно выполнять. Руководители, пытаясь постоянно выполнять слишком большой объем работы, тратят свои силы на несущественные проблемы.

Очередность выполнения работ можно определить, пользуясь различными методами. Наиболее известный – принцип Парето или «золотая пропорция планирования времени». Согласно этому методу, 80% положительного эффекта достигается благодаря 20% затрат на достижение цели, то есть большая часть вашего успеха будет результатом всего лишь нескольких шагов. С этого следует, что надо отдавать предпочтение тому, что дает результат, а не потому, что не имеет ни конца, ни края.

Последовательном использованию принципа Парето помогает техника анализа сложности задач (АБВ-анализ). Согласно этому методу все задачи в зависимости от сложности делятся на три группы.

Задача А	Задача Б	Задача В
очень важны 15% всех задач Значимость – 65%	важные 20% всех задач Значимость – 20%	менее важные 65% всех задач Значимость – 15%
Выполняют руководители, не делегируются	частично делегируются	делегируются, сокращаются

Технология анализа задач по методу АБВ следующая:

• составить перечень всех задач, которые должны быть выполнены за соответствующий промежуток времени;
• систематизировать задачи по степени их важности, установить очередность дел в соответствии с их «стоимостью» для вашей деятельности;
• оценить их согласно с категориями А, Б, В;
• провести соответствующую коррекцию, ориентируя свой план на задания А;
• оценить задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования.

Определить приоритеты в работе помогает также Матрица Эйзенхауэра или Закон принудительной эффективности, суть которого заключается в том, что на все времени всегда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому следует выполнять в первую очередь то, что является результативным. Считается, что именно 34-й президент США предложил эту методику и сделал стандартом своей работы. По важности и срочности все рабочие задачи делятся на четыре группы.

1. Дела А (важные и срочные).

Задачи такого типа надо выполнять без промедления и причем, самому руководителю. Успешные руководители делают эти дела на той стадии, когда они важны, но еще не срочные.

2. Дела Б (важные, но еще не срочные).

Именно эти дела дают наибольшую отдачу. Но такие дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать.

3. Дела В (срочные, но не важные).

Выполнение этих дел не очень результативное и может негативно отразиться на эффективности. Эти дела лучше делегировать.

4. Дела Г (неважные и несрочные).

Это мелочи, которые отбирают время. Именно они занимают львиную долю времени. Они не имеют никакого значения в принципе, и их невыполнение останется без последствий.

Эти методики позволяют выделять ключевые задачи и решать их в зависимости от приоритетности. Эффективному использованию рабочего времени помогает и технология делегирования. Делегирование позволяет освободить время для выполнения руководящих функций (задач А). Это достаточно тонкий инструмент управления и пользоваться им нужно грамотно. Шесть вспомогательных вопросов по делегированию составляют основу технологии оперативного передоверия профессиональных задач:

1. Что должно быть сделано? Сотруднику необходимо четко объяснить цель и результат порученного вида работы.
2. Кто должен это сделать? Докажите, почему именно этому специалисту вы перепоручаете свою деятельность, подчеркните его компетентность и ответственность.
3. Почему он должен это сделать? Обязательно прокомментируйте, что вы можете решить свою проблему сами, но заняты решением более важных задач.
4. Как он должен это сделать? Совместно разработайте наиболее эффективные методики решения задач.
5. С помощью чего он должен это сделать? Порекомендуйте необходимые средства решения проблемы.
6. Когда он должен это сделать? Четко определите сроки выполнения. Какие задачи можно делегировать, а какие – нельзя?

Необходимо делегировать	Возможно делегировать	Ни в коем случае не делегировать
Простые задачи технического вспомогательного характера	Представительские функции в некоторых ситуациях	Стратегические функции руководителя по определению  целей и задач
Подготовительную техническую работу	Задачи, требующие высокой квалификации, опыта	Масштабные финансовые вопросы
Экспертные задачи, в которых работник разбирается лучше и может выполнить работу быстрее и эффективнее	Задачи, которые имеют невысокую степень риска	Кадровые перемещения
		Управленческие решения по результатам контроля (Поощрение и наказание)
		задачи особой важности, срочные

Эффективный тайм-менеджмент обязательно учитывает колебания работоспособности человека. Считается, что наша работоспособность и активность в течение дня имеет два спада и два подъема (у жаворонков выше первый подъем – приходится на первую половину дня, а у сов высший подъем – на вторую половину дня). После фазы высокой активности наступает двухчасовой период, когда организм работает в щадящем режиме. Один из спадов и у жаворонков, и в сов приходится именно на послеобеденное время.

При планировании рабочего времени эти колебания работоспособности учитываются, и используется Закон Стива Тейлора (порядок ваших действий влияет на эффективность работы). Согласно этому закону, если чувствуете прилив сил и бодрость, предлагается не заниматься рутинной работой, в это время нужно заниматься важными делами. А если энергия спадает, надо заниматься менее важными делами.

Исходя из этого, тайм-менеджмент предлагает техники организации рабочего дня. Все они носят рекомендательный характер и могут служить лишь импульсом для составления своего распорядка.

Правила начала дня

1. Начинайте день с позитивным настроением.
2. Начинайте работу по возможности в одно и то же время.
3. Просмотрите план, составленный накануне.
4. Утро – для сложных и важных дел.
5. Приучайте себя к мгновенному вхождению в рабочее состояние, включите себя как лампочку щелчком кнопки.

Правила середины дня

1. Избегайте незапланированных импульсивных действий.
2. Небольшие однородные дела выполняйте серией (благодаря непрерывности и концентрации на процессе достигается экономия времени).
3. Работать следует анти циклично, то есть в начале дня целесообразно заниматься важнейшими делами, а в более беспокойный период дня – менее важными).
4. Своевременно делайте паузы и следуйте размеренному ритму профессиональной деятельности.

Правила завершения рабочего дня

1. Все начатые небольшие дела старайтесь завершить в течение одного дня.
2. Необходим контроль за результатами.
3. План на следующий день составляйте вечером.
4. Каждый рабочий день должен завершаться вопросами: Что я сделал? Что я не сделал? Что осталось?

Для управления такой тонкой материей, как время, контроль особенно важен. Л. Зайверт (один из авторов направления «тайм-менеджмент») предлагает метод «пяти пальцев». Метод является элементарной техникой, в которой за каждым пальцем руки закрепляется один из параметров качества, достижения цели. Достаточно посмотреть на ладонь руки и по первым названиям пальцев вспомнить параметры, на основе которых осуществляется контроль.

М (мизинец) – мысли, знания, информация. Процесс мышления. Что нового я сегодня узнал? Какие знания приобрел? В чем возросла моя компетентность, усилился профессионализм? Какие новые и важные идеи у меня появились?

Б (безымянный) – близость к цели. Чего я сегодня достиг?

С (средний палец) – духовное состояние. Каким сегодня был мой настрой? Что было связано с положительными эмоциями и высокой мотивацией?

У (указательный) – услуга, помощь, сотрудничество. Чем я сегодня помог другим? Улучшились мои взаимоотношения с коллегами (или наоборот)? С кем произошел конфликт?

Б (большой) – физическое состояние, бодрость. Что я сегодня сделал для моего здоровья, поддержки моих физических сил?

«Пятипальцевый» метод итогового контроля удобный, прежде всего своей компактностью и при всей своей простоте может быть действительно серьезным аналитическим инструментом.

И, наконец, руководитель должен помнить, что эффективная организация времени – это не его личное дело, это мера уважения к коллегам, признак, по которому можно судить о его деловые качества и элементарный признак культурного человека. [2]

Сокращение непроизводительных затрат времени

Сформировав свой план, то есть заполнив ежедневник, руководствуясь упомянутыми списками дел, вы поймете, что масса времени прежде тратилась вами на разного рода малозначительные занятия, вроде перекуров с чашкой кофе в руках, разговоров с приятелями или чтения статей в журнале по бизнесу.

Для начала вы можете начать выяснять для себя, на что у вас уходит время без пользы для дела. Предположим, что обычно вы тратите много времени на чтение интересных, но необязательных статей в двух журналах, которые еженедельно доставляются вам на работу.

Решите проблему путем ксерокопирования таких статей, и пусть копии дожидаются своего часа в портфеле; вы займетесь ими, когда вернетесь домой.

Если не можете жить без чашки кофе и болтовни с коллегами, перенесите это на начало обеденного перерыва или совместите с поглощением своего первого сэндвича.

Уяснив, на что впустую уходит немалая часть рабочего времени, исключите непродуктивные занятия из своего привычного графика, совместив их с другими подобными и уделив такое время, которое действительно не занято выполнением основных, приоритетных для вас видов деятельности. (1; С. 69-70)

Учитывайте возможность возникновения непредвиденных обстоятельств

Не думайте, что как вы распланировали свой день, так оно и будет, ничто не изменится и всякие случайности и неожиданности исключены. Планирование помогает вам быть во всеоружии перед лицом непредвиденных ситуаций и вполне вероятных изменений в ваших или чьих-то планах.

В отсутствие организации вы будете всем заниматься в пожарном порядке, хватаясь разом за все те дела, что подкинет вам жизнь, а затем наверстывать основное, когда нормальные люди уже спят. Если же ваш день распланирован, вы можете немедленно определять место для внезапно возникающих дел, при том, что основные будут делаться своим чередом. Если вам так удобнее, заранее отведите в своем дневном плане свободный час, который при необходимости может быть заполнен чем-либо непредвиденным или использован для маневра временем. [1; С. 71-72]

Использование переходного времени

Переходное время, или время вынужденного простоя, – это свободные промежутки времени, то и дело возникающие в течение дня. К этой же категории относится время подготовки к тому или иному занятию, которое может быть сокращено или использоваться более эффективно. Все это ваш потенциальный резерв. Выявите собственные запасы переходного времени и продумайте, как можно ими воспользоваться. Сократите периоды непродуктивного времени и когда только возможно, старайтесь заниматься несколькими делами одновременно. Ищите тихие уголки, где вы могли сосредоточиться, или создавайте собственную «экологическую нишу». Подготовьте отдельный план использования переходного времени. Имейте под рукой специальную папку и берите ее всякий раз, когда покидаете рабочее место. Не пренебрегайте использованием части переходного времени для отдыха и размышлений. [1; С. 95]

Борьба с привычкой медлить

Склонность медлить с началом работы может объясняться страхом, отсутствием интереса и многими другими вещами. Главный способ борьбы с промедлением – браться за дело немедленно. Разбейте каждую большую задачу на ряд мелких операций. Устанавливайте приоритетность каждой задачи и сроки выполнения. Делайте то, что в ваших силах: большинство работ требует выполнения на высоком, а не на высшем уровне. Старайтесь с самого начала все делать правильно. Приобретайте позитивный настрой в отношении каждого задания, думайте об их успешном завершении.

Разработайте собственную стратегию борьбы с опозданиями и задержками. Составляйте график выполнения даже простых заданий, тем самым договариваясь с самим собой о конкретном времени окончания работы. Не смущаясь, подкупайте и умасливайте себя, поощряя к соблюдению рабочего графика и своевременному окончанию работы. [1; С. 123]

Учитесь говорить «НЕТ»

Умение говорить «нет» является одним из наиболее важных приемов техники управления временем. Отвечайте положительно только на те просьбы, которые соответствуют вашим приоритетам. Говорите «нет» вежливо, но твердо.

Если ваше «нет» не производит впечатления на собеседника, повторяйте одно и то же во множестве вариантов, пока до человека не дойдет смысл ваших слов. Выражайтесь определенно и не забудьте поблагодарить за предложение, если оно того заслуживает. Согласуйте с боссом объем и график выполнения дополнительных заданий. По возможности помогайте коллегам, но не в ущерб собственной работе. [1; С. 142]

Сократите объем бумажной работы

Освободите свой рабочий стол от всех бумаг лист за листом. Вложите каждую в нужный файл, переправьте по назначению, выбросьте или начните над ней работать. Максимально сократите поток входящих материалов. Ограничьте собственное производство бумаги.

Используйте ясную и простую систему классификации документов и призывайте к переходу на нее всех своих сотрудников. Пользуйтесь папками предстоящих месяцев и дней для контроля над исполнением будущих проектов и работ. Максимально используйте возможности компьютера и других технических средств для сведения на нет бумажной работы. [1; С. 167-168]

Укрощение телефона

Проведите учет и хронометраж всех входящих и исходящих звонков, чтобы выяснить, сколько времени у вас на них уходит, и кто больше других отнимает у вас время. Сократите число поступающих звонков, прибегнув к услугам секретаря, воспользовавшись автоответчиком и откликаясь на звонки только в установленные часы.

Сократите также время, затрачиваемое на исходящие звонки, планируя их на определенное время, разговаривая с абонентами коротко и строго по делу. Воспользуйтесь возможностями телефонной связи, которые помогут вам повысить эффективность работы с телефоном. Продуктивно используйте время телефонного общения, заранее готовясь к разговору, внимательно выслушивая собеседника, делая исчерпывающие записи. [1; С. 191]

 

 

Держите собрания под контролем

Собрания способны отнимать колоссальное количество времени. Многие из них бесполезны или бездарно организованы. Не посещайте собраний в отсутствие насущной необходимости – поручайте участие другим, откажитесь вовсе, сократите присутствие.

Перед собранием должны быть поставлены ясные цели, оно должно быть тщательно спланировано. Опытный председатель и умело составленная повестка способны заставить участников придерживаться предмета обсуждения. Помогайте председателю удерживать дискуссию в русле обсуждаемой темы. По возможности используйте другие формы проведений собраний, например посредством телефонной или видеоконференции. Информацию можно доводить и получать без собраний и совещаний. [1;С. 212]

Искусство делегирования работы

Не бойтесь делегировать часть своих функций – ваш авторитет от этого не пострадает, а в итоге у вас высвободится время на вещи, которые вам удаются лучше всего.

Делегируйте повседневные функции, а также то, с чем другие справятся лучше, быстрее или с меньшими затратами. Исполнитель должен соответствовать возлагаемым на него обязанностям. Не делегируйте одни только скучные и рутинные функции. Время, затраченное на подготовку, контроль и оценку работы персонала, окупается за счет возможности последующего делегирования подобных же задач.

Может быть передана работа с корреспонденцией и телефонные переговоры с выработкой стандартных ответов и процедур. Ставьте себе целью делегировать работу как можно активнее, но избегайте того, чтобы самому становиться объектом чрезмерного делегирования.

Противодействие информационному прессингу

Вам отнюдь не нужна вся та информация, что ежедневно обрушивается на вашу голову. Отсеивайте малозначительные и не относящиеся к делу печатные материалы, сделайте так, чтобы ваше имя больше не значилось в большинстве списков рассылки как внутри компании, так и вне ее.

Сократите объем материалов для прочтения до необходимого минимума и заведите специальную папку для бумаг, которые сможете прочитать в свободные минуты. Практикуйте беглый просмотр материалов, запишитесь на курсы скорочтения, если хотите научиться читать быстрее, чем сегодня. Контролируйте поток электронных сообщений путем открытия отдельного ящика для «макулатурной» корреспонденции. Потом вы ее сотрете без просмотра. [1;С. 259]

Обучение управлению временем

Вы можете практиковать приемы управления временем в одиночку, но эффективность ваших действий будет больше, если вы призовете весь персонал последовать своему примеру. Существует много способов обучения управлению временем, но лучшим проводником новых идей в работу офиса, безусловно, будете вы сами. Не исключено, что для проведения специальных занятий вы предпочтете воспользоваться услугами эксперта со стороны.

Внедряйте приемы управления временем поэтапно. Организуйте сессии продолжительностью в один день или полдня в масштабах всей компании, инициируйте создание комитета, в функции которого будет входить информирование персонала и контроль за развитием ситуации. Продвигайтесь вперед шаг за шагом и регулярно оценивайте достигнутый прогресс. Систематически проводите контрольные сессии с целью стимулирования работы персонала и генерирования новых идей.

 

Список использованных источников:

1. Берд П. Тайм-менеджмент: планирование и контроль времени / Полли Берд. – Пер. с англ. К. Ткаченко. – М.: ФАИР-ПРЕСС, 2003. – 288 с. – (Начальная школа бизнеса). – ISBN 5-8183-0540-6 (рус.)
2. Тайм-менеджмент керівника: Методичні рекомендації. [Электронный документ] – Харьков: ХГНБ им. В.Г. Короленко – Режим доступа: http://korolenko.kharkov.com/metodrec/metodrec00000000004.pdf
3. Управление временем [Электронный документ] – Режим доступа: https://ru.wikipedia.org/wiki/управление временем – Заголовок с экрана.